Teknolojinin gelişimi birçok işlemi sanal ortama taşımıştır. Bu da yeni kavramların ve düzenlemelerin ortaya çıkmasına neden olmuştur. Bu kavramlardan birisi de e-arşiv fatura olmaktadır. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından düzenlenmiş olan e-arşiv fatura uygulaması faturaların elektronik ortama taşınmasını, saklanmasını ve raporlanmasını tanımlamaktadır. Bu sistem gönderici ve alıcı arasındaki fatura işlemlerinin güvenli bir şekilde sağlanması için oluşturulmuştur. İşte e-arşiv fatura sistemi hakkında bilmeniz gereken tüm detaylar!
E-Arşiv Fatura Ne Demek?
E-Fatura uygulamasının dışında kalan kurumlar ve kişiler arasında kağıt fatura işlemleri elektronik ortama taşınır. Bu uygulamaya ise e-arşiv fatura denmektedir. Bu sisteminin standartları Maliye Bakanlığı Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenmektedir. Bu sistem e-fatura sisteminde kayıtlı olan mükellefler adına oluşturulmuş olan faturaların dışındaki tüm faturaları kapsar. E-arşiv sisteminde kağıt ortamında düzenlenmesi, muhafazası ve ibraz edilmesi zorunlu olan faturalar:
- Elektronik ortamda oluşturulur.
- Elektronik ortamda muhafaza edilir.
- E-posta ile iletilir.
- Elektronik ortamda ibraz edilir.
- Elektronik ortamda Gelir İdaresi Başkanlığı’na raporlanır.
Bunlar e-arşiv fatura sistemi ile birlikte yapılan işlemlerdir. Tabii e-arşiv fatura sistemi herkes için zorunlu bir uygulama değildir. E-Arşiv fatura sistemi belirli şartlar altında kullanılası zorunludur. Bu şartlar:
- E-Fatura mükellefi olmak.
- Bir iş günü içinde vergi mükellefi olan şahıslara KDV dahil 2 bin TL ve üzerinde fatura düzenlemek.
- Bir iş günü içinde vergi mükellefi olmayan şahıslara KDV dahil 5 bin TL ve üzerinde fatura düzenlemek.
Bu şartlara sahip olmanız durumunda e-arşiv fatura kesme zorunluluğunuz olmaktadır. Aynı zamanda GİB e-arşiv tebligatına bakarak e-arşiv uygulaması kapsamına girip girmediğinizi öğrenebilirsiniz.
E-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir?
E-Arşiv fatura ve e-fatura kesmede kullanılan yollar aynıdır. GİB portal üzerinden kesilebilen e-arşiv faturalarınızı aynı zamanda özel entegratörler aracılığı ile ya da entegrasyon sistemleri kullanarak kendi başınıza kesebilirsiniz. Toplamda üç yolla kesebileceğiniz e-arşiv fatura kesme yollarının açıklamaları ise şu şekilde:
- GİB Portal: E-Arşiv fatura portalı yönteminde sisteme giriş yaptığınızda portal e-arşiv giriş ekranı sayfası karşınıza çıkacak. Bu sayfada gereken bilgileri doldurduktan sonra giriş yapmanız yeterli.
- Entegrasyon: Bu yöntemde ise firmalar e-arşiv fatura kesebilmek için bir sisteme sahip olmalı. Bu noktada şahıslar bütün e-arşiv fatura işlemlerini kendileri yapar. Aynı zamanda kullandıkları sistemi GİB’e onaylatmaları gerekir.
- Özel Entegratörler: Bu yöntemde firmalar e-arşiv fatura portali işlemine gerek duymadan e-arşiv işlemlerini hızlıca halledebilirler. Özel entegratörler firmalara sunduğu paketler ile e-arşiv fatura işlem hizmeti verirler. Böylelikle ekstra bir işlemde bulunmanıza gerek kalmaz.
Bu noktada GİB portal ve özel entegratörlerin sağladığı avantajların farklı olduğunu göz önünde bulundurmalısınız. Örneğin e-fatura ve e-arşiv fatura kesme hizmetini profesyonel çalışma ekibi ile vermekte olan NetBT sizler için bütün fatura işlemlerinizi kolayca gerçekleştirmektedir. Bu sayede herhangi bir işleme ihtiyaç duymadan e-arşiv faturanızı kesebilirsiniz.
E-Arşiv Fatura ile E-fatura Uygulaması Arasındaki Farklar
E-Arşiv fatura ve e-fatura birbiriyle karıştırılan iki kavramdır. Kesilme yöntemleri aynı olsa da kullanıldığı alanlar oldukça farklıdır. İki fatura türü arasındaki farklardan bahsedecek olursak:
- E-Arşiv fatura e-fatura kapsamı dışındaki firmalara ve nihai kullanıcılara düzenlenir.
- E-faturalar alıcısı şahsa GİB üzerinden iletilir, bundan dolayı ayrı bir raporlama işlemine gerek yoktur. E-Arşiv sisteminde ise GİB’e takip eden gün saat 24.00’a kadar rapor verilmelidir.
- E-Arşiv de format zorunluluğu yoktur. E-Faturada UBL-TR formatı zorunludur.
- E-Arşiv sisteminde fatura hem kağıt üzerinde hem de e-posta ile alıcıya iletilebilir. E-Faturada ise alıcı faturayı yalnızca GİB sistemi üzerinden alır.
- E-Arşiv de mali mühür ve zaman damgası kullanılırken e-fatura sisteminde yalnızca mali mühür kullanılır.
Bunlar e-arşiv fatura ve e-fatura sistemi arasındaki farklardan bazılarıdır.
GİB Portal ile E-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir?
E-Arşiv fatura GİB portal ile kolay ve ücretsiz bir şekilde kesilebilmektedir. Bunun için tek yapmanız gereken e-arşiv portal giriş ekranına giderek gerekli bilgileri doldurmak. Eğer sisteme ilk kez giriş yapıyorsanız, İnteraktif Vergi Dairesi’nin kullanıcı adı ve şifresini de kullanabilirsiniz. Açılacak sayfadan e-arşiv fatura portal işlemlerinizi ücretsiz bir şekilde gerçekleştirebilirsiniz. Aynı zamanda e-arşiv portalı sekmesinden e-arşiv fatura sorgulama işlemlerinizi de gerçekleştirebilirsiniz.
Ayrıca daha fazla bilgi almak için sayfamızı inceleyebilirsiniz;
https://www.soluto.com.tr/e-arsiv/
